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The YWHO data collection platform is a web-based application used for the collection, use, and management of measurement-based care data collected through service visits at local YWHO sites. The YWHO data collection platform has been developed in collaboration with Dacima Software.

La plateforme de collecte des données CBEJO est une application Web utilisée pour la collecte, l'exploitation et la gestion des données relatives aux soins. Ces données, recueillies lors des visites dans les divers centres CBEJO, permettent de dispenser des services basés sur la mesure des résultats. Cette plateforme a été élaborée en collaboration avec Dacima Software.

Dacima supports YWHO’s commitment to measurement-based care because: (1) it allows for use of youth informed display and content designs, (2) it is easy for service providers to navigate, (3) it provides immediate progress reports for youth, (4) it is used by other integrated youth service sites in Canada (Foundry and Access Open Minds).

La plateforme Dacima vient concrétiser l'engagement des CBEJO à l'égard des soins basés sur la mesure des résultats car 1) sa conception permet un affichage et un contenu conçus pour les jeunes; 2) elle est conviviale pour les fournisseurs de services; 3) elle fournit des rapports de progrès immédiats pour les jeunes; 4) elle est utilisée par deux autres centres canadiens de services intégrés pour la jeunesse (Foundry et Access Open Minds)

Yes. Sites that receive YWHO funding are required to use the YWHO data collection platform to facilitate the collection of the YWHO minimum data set (MDS).

Oui. Les centres qui reçoivent un financement à titre de CBEJO sont tenus d'utiliser cette plateforme pour la collecte de l'ensemble minimal de données.

Yes. Data can be uploaded/imported, and downloaded/extracted into CSV and ODM XL file formats. Instructions on how to download/extract data are outlined in the SuperUser training page. The data upload/importation function is only available to the YWHO helpdesk at this time.

Oui. Les données peuvent être importées ou exportées dans les formats de fichier CSV et ODM XL. La page de formation des superutilisateurs.trices contient des instructions sur la façon de procéder. À l’heure actuelle, seul le Service de soutien technique des CBEJO est habilité à importer des données.

A unique client ID number will be assigned to each youth. Each time the youth visits the site to receive a clinical or non-clinical youth wellness teams service or community and social support service, the same unique client ID number will be used to capture their visit.

Un numéro matricule unique sera attribué à chaque jeune. Chaque fois qu’une jeune personne se rendra dans un centre pour y recevoir des services cliniques ou non cliniques, son numéro matricule personnel sera utilisé pour saisir sa visite.

Yes.  Yes. The software is capable of capturing the staff person who provides services to youth for each unique visit. The service-providing agency can be identified through the staff person providing services. Refer to the Landing Page page on confluence for more information on identifying the service provide provider who provided services to youth for each unique visit.

Oui, le logiciel permet de saisir, lors de chaque visite, le nom de l'organisme prestataire de services. Cet organisme est identifié par le biais du signalement de l'employé.e qui fournit les services. Pour plus d'informations sur l'identification du prestataire de services, reportez-vous à la Page de destination de Confluence.

Indirect service time is not currently an YWHO MDS data element; therefore it is not captured on the YWHO data collection platform.

Présentement, le temps de service indirect ne fait pas partie de l'ensemble minimal de données à recueillir; il ne peut donc pas être saisi sur la plateforme de collecte des données CBEJO.

Not at this time. The platform was procured for the purposes of collecting and managing the YWHO minimum data set to support measurement-based care. At this time, the platform is not intended to be an Electronic Medical Record system; therefore, it is not to be used to store complete electronic health records and/or clinical notes.

Pas pour l'instant. Nous nous sommes procuré la plateforme dans le but de recueillir l'ensemble des données minimales requises par les CBEJO et de les gérer pour pouvoir administrer des soins et services basés sur la mesure des résultats. À l'heure actuelle, la plateforme n'a pas pour fonction d'être un système électronique de tenue des dossiers médicaux; elle ne doit donc pas être utilisée pour stocker des dossiers médicaux électroniques complets ni des notes cliniques.

All service providers will have access to client data for their respective sites. Only service providers involved in a youth’s care should access that youth’s data. Access to the specific clinical forms (e.g., brief clinical screening tools) can be limited based on the service provider’s role (e.g., clinical vs. non-clinical providers). It is up to each YWHO site to determine their preferred user access practice and to notify the YWHO Helpdesk each time there is a change to users or access permissions.

Tous les prestataires de services auront accès aux données des clients pour leurs sites respectifs, mais seul.e.s les prestataires qui fournissent des services à une jeune personne auront accès à ses données. En outre, l'accès à certains formulaires cliniques (p. ex. les outils de dépistage clinique bref) pourrait faire l’objet de restrictions selon le rôle de chacun.e (p. ex. prestataire de services cliniques ou non cliniques). Il appartiendra à chaque site CBEJO de déterminer ses pratiques d'accès selon les utilisateurs.trices et d'informer le centre d’assistance des CBEJO de tout changement relatif à ces pratiques.

It is not recommended to change the order of question or response options because it will impact the navigation of the forms. If critical, we will work with sites to assess feasibility of this request. We encourage you to send your feedback regarding the order of questions and/or response options to dacima@youthhubs mwp@ywho.ca.

Il n'est pas recommandé de modifier l'ordre des questions ou choix de réponses, car cela aurait une incidence sur la navigation dans les formulaires. Si un tel changement s'impose, nous collaborerons avec les centres pour en étudier la faisabilité. Nous vous invitons à adresser vos commentaires concernant l'ordre des questions ou des réponses à dacima@youthhubs mwp@ywho.ca.

No. Data from these types of hub visits will not be tracked within the platform. However, sites will be required to report on the monthly total. Please connect with your local YWHO backbone Evaluator for a template to collect this data.

Non. Les données provenant de ce type de visites dans les centres Carrefours ne feront pas l’objet d’un suivi sur la plateforme. Toutefois, les centres devront tenir le compte des visites et en faire rapport mensuellement. Veuillez communiquer avec l’évaluateur.trice de votre équipe pivot CBEJO locale pour obtenir un modèle de formulaire pour la collecte de ces données.

Yes. Service experience/satisfaction will be linked to unique client IDs. However, data collected from satisfaction kiosks is anonymous and is not connected to unique client IDs on the YWHO data collection platform.

Oui. Les données venant des questionnaires de satisfaction remplis par les clients seront liées aux identificateurs des client.e.s. Toutefois, les données recueillies par les comptoirs de satisfaction étant anonymes, elles ne peuvent être liées aux identificateurs des client.e.s sur la plateforme de collecte des données CBEJO.

Yes. Youth will have the ability to provide electronic consent in the YWHO data collection platform. The consent covers receiving services from a multi-agency youth hub. Please connect with your local YWHO backbone team for guidelines about required content.

Oui. Les jeunes auront la possibilité de soumettre des formulaires de consentement via la plateforme de collecte des données CBEJO. Le consentement est nécessaire pour recevoir les services d'un carrefour jeunesse regroupant plusieurs centres. Veuillez communiquer avec votre équipe pivot locale CBEJO pour les exigences en matière de contenu.

Permissions and restrictions can be assigned to each unique service provider account related to accessing specific data forms (e.g. brief clinical screener tools). A YWHO site may choose to restrict access of personal health information gathered through the brief clinical screener tools to clinicians and agencies that provide health services to youth. In addition, the platform allows for user access tracking on access of forms, through the ability to generate audit and history reports.

Des autorisations et des restrictions particulières peuvent être attachées à chaque compte de prestataire de services en ce qui concerne l'accès à des formulaires spécifiques de recueil de données (p. ex. outils de dépistage clinique rapide). Un centre CBEJO peut choisir de restreindre aux cliniciens et aux organismes qui fournissent des services de santé aux jeunes l'accès aux informations personnelles sur la santé recueillies par le biais des outils de dépistage clinique rapide. La plateforme permet en outre d'effectuer le suivi de l'accès des utilisateurs.trices aux formulaires, en générant des rapports d'audit et d'historique.