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Tips for Building Rapport with Youth / Conseils pour Établir des Rapports avec les Jeunes



Tips for Building Clinical Rapport with Family Members

The Provincial Family Advisory Committee for Youth Wellness Hubs Ontario (YWHO) is made up of family members across Ontario with experience navigating the mental health system for their children or youth. The committee was consulted about building clinical rapport with family members. They were asked to offer tips for clinicians working in local YWHO hubs about how to build rapport with family members within a clinical setting.

Three main themes emerged from the consultation: 

  1. Create a welcoming atmosphere; 
  2. Foster open communication with family members; and 
  3. Build trust.



CREATE WELCOMING ATMOSPHERE

  • Building good rapport starts right at the first encounter between clinician and families.
  • Let the family member know that they are an important part of the mental health care team.
  • Invite the family to participate in developing the treatment plan for their child and family.
  • Recognize that there are many different kinds of families. Try not to come with preconceived stereotypes about the family member for which you are providing service.
  • Ask the family member about what kind of support they might need.
  • Create a physical space where families see things that help them think ‘yes, I should be here!’ This could be access to flyers aimed at families or services offered for families, etc.



FOSTER OPEN COMMUNICATION

  • Let the family member know that you need to hear from them.
  • Invite the family member to talk about their challenges and goals.
  • Ask the family member if they need help understanding mental health care terminology.
  • Be mindful of how you as a clinician communicate.
  • Often the family member is frustrated with lack of resources or how to get resources. Provide validation whenever possible.
  • Often family members do not know ‘what’ help they need. Provide specific options, along with asking, ‘how can we support you?”
  • Honour each family voice in a respectful way. Never be dismissive.


BUILD TRUST

  • Let the family member know that they are not to blame for their child's mental health care challenges (do not blame the victim).
  • Follow up with family’s frustrations and let them know their voice was heard.
  • Admit any mistakes within the mental health system and expressing desire to improve.
  • Be willing to take your time with families. If time is limited, provide opportunities for family. members to express themselves or the opportunity to ‘come back’. It is key to follow up with this, as families often feel dismissed and will not reach out again. Follow- up shows they are not forgotten.
  • Try to nurture hope while being realistic.


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Conseils pour Établir des Relations Cliniques avec les Membres de la Famille

Le comité consultatif provincial des familles des carrefours bien-être pour les jeunes de l’Ontario (CBEJO) est composé de membres de familles ontariennes ayant de l’expérience avec le fonctionnement du système de santé mentale en raison de leurs enfants ou de leurs jeunes. Ses membres ont été consultés au sujet de l’établissement de relations cliniques avec les membres de la famille. On leur a demandé d’offrir des conseils aux cliniciens qui travaillent dans les CBEJO locaux sur la façon dont ils peuvent établir des relations avec les membres des familles dans un contexte clinique.

Trois grands thèmes sont ressortis de la consultation, soit :

  1. Créer une atmosphère accueillante;
  2. Favoriser une communication ouverte avec tous les membres de la famille; et
  3. Établir un lien de confiance. 



CRÉER UNE ATMOSPHÈRE ACCUEILLANTE

  • L’établissement de bonnes relations commence dès la première rencontre entre le clinicien et les familles.
  • Dites au membre de la famille que son rôle est important au sein de l’équipe de santé mentale.
  • Invitez la famille à participer à l’élaboration du plan de traitement de son enfant ou du sien.
  • Soyez conscient du fait qu’il y a de nombreux types de familles. Essayez de ne pas arriver avec des stéréotypes préconçus envers le membre de la famille pour laquelle vous offrez des services.
  • Demandez au membre de la famille de quel type d’aide il pourrait avoir besoin.
  • Créez un espace physique qui peut aider les familles à faire des constats en leur faisant réaliser « oui, je devrais être là! ». Cela peut se faire en leur donnant accès à des dépliants destinés aux familles ou traitant des services offerts aux familles, etc.



FAVORISER UNE COMMUNICATION OUVERTE

  • Dites au membre de la famille qu’il est important pour vous d’avoir de ses nouvelles.
  • Invitez le membre de la famille à parler de ses défis et de ses objectifs.
  • Demandez au membre de la famille s’il a besoin d’aide pour comprendre la terminologie du domaine de la santé mentale.
  • Soyez conscient de la façon dont vous communiquez en tant que clinicien.
  • Souvent, le membre de la famille est frustré par le manque de ressources ou la façon d’en obtenir. Aidez-le à obtenir ces ressources dans la mesure du possible.
  • Souvent, les membres de la famille ne savent pas de « quel » genre d’aide » ils ont besoin. Offrez-leur des options précises et demandez-leur « comment pouvons-nous vous aider? »
  • Tenez compte de l’opinion de chaque membre de la famille de façon respectueuse. Ne balayez jamais leurs opinions du revers de la main.


ÉTABLIR UN LIEN DE CONFIANCE

  • Dites au membre de la famille qu’il n’est pas responsable des problèmes de santé mentale de son enfant (ne mettez pas la faute sur la victime).
  • Faites un suivi des frustrations des membres de la famille et dites-leur qu’elles ont été prises en considération.
  • Admettez toute erreur au sein du système de santé mentale et exprimez le désir de l’améliorer.
  • Soyez prêt à passer du temps avec les familles. Si le temps est limité, donnez aux membres de la famille la chance de s’exprimer ou de « revenir plus tard ». Il est essentiel de faire un suivi à ce sujet, car les familles se sentent souvent rejetées et ne veulent plus garder contact avec nous. Le suivi montre qu’on ne les a pas oubliées. Essayez de nourrir l’espoir tout en étant réaliste.

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