Instructions:
Once you have created a client’s profile and have selected a date for their visit, you will need to determine how you want to collect data from the client. Data collected from the client includes the consent form, sociodemographic questionnaire, satisfaction survey, as well as various clinical assessments. The fourth item in the Start Client Data Entry section provides information about different options for collecting data.
Start Client Data Entry
You will use the Start Client Data Entry option to collect data from clients.
The Start Client Data Entry option will automatically open whenever a new visit date is completed. You can also click on the START CLIENT DATA ENTRY button at the bottom-left hand side of your screen to open this option.
- Use the Visit drop down to choose the visit number that you want to associate with the data that is collected. Note that the platform will automatically select the most recent visit.
- The client’s E-mail needs to be included in the e-mail text box if you are planning to use the “Send an email and/or SMS for later entry” option. Note that if the client has provided their email address, it will automatically be included on this field.
- Use the Language option (Français or English) to select the language that the client will use to complete the YWHO assessments.
- All data collected will be available in English and French with the exception of data collected using text boxes. This data will only be available in the language that the data was inputted by the client.
- Three options for collecting data will appear (note that only two are available for YWHO at this time):
- Start Data Entry Immediately: This option will allow you to use your own device/laptop as opposed to the iPads to fill out the forms.
- Send an Email and/or SMS for Later Entry: This option will allow you to send forms to the client to answer the forms at home/outside of the YWHO site at their own convenience.
- Additional consent will be required in order to use this function. This feature is not currently available for the YWHO initiative.
- Push Data Entry to a Device: This option will allow you to send forms to the client to answer using the site’s iPad.
- Use the Select a Device dropdown menu to select the iPad you want to push the forms to.
- When a client is in use, this information will be reflect in the Select a Device dropdown menu.
- Use the
button to update the status of the iPads.
- When you are ready to start collecting data, click on the START button.
- Refer to the Frequency of Forms page to determine which forms need to be completed by the client on their visit.
- If for some reason the client is unable to complete certain forms, or if additional forms need to be completed, the service provider can deselect or select forms on the Start Client Data Entry pop-up.
- The forms will be sent to the selected iPad where the client will be able to fill them out on their own.
- Clicking on the CANCEL button will close the Start Client Data Entry pop-up.
Collect Data in French
In order to push French forms to clients, please refer to step three outlined above.
This information has been included below for quick reference.
On the Start Client Data Entry pop-up, use the Language option to select Français. By selecting this language, the system will push forms in French.
All data collected will be available in English and French with the exception of data collected using text boxes. This data will only be available in the language.
Video Instructions:
Instructions :
Une fois que vous aurez créé un profil de client.e et que vous aurez sélectionné une date pour sa visite, il vous faudra déterminer de quelle manière vous allez recueillir certaines données auprès du/de la client.e au moyen des formulaires suivants : (formulaire de) Consentement, Questionnaire socio-démographique (Sondage démographique), Satisfaction à l’endroit des services et divers formulaires d’évaluation clinique. Le quatrième élément du champ Démarrer la saisie par le sujet fournit des informations sur les différentes façons de recueillir des données auprès des client.e.s.
Démarrer la Saisie par le Sujet
Pour recueillir les données nécessaires auprès des clients, vous utiliserez l’option Démarrer la saisie par le sujet.
L’option Démarrer la Saisie par le Sujet s’affiche automatiquement une fois qu’une nouvelle visite a été générée. Vous avez également la possibilité de cliquer sur le bouton DÉMARRER LA SAISIE PAR LE SUJET, qui se trouve dans le coin inférieur gauche de votre écran, pour accéder à cette option.
- La sélection du numéro de la visite que vous souhaitez associer aux données à recueillir auprès du/de la client.e se fait à partir du menu déroulant Visite. Sachez que la plateforme sélectionnera automatiquement la visite la plus récente.
- Si vous envisagez de choisir l’option « Envoyer un courriel et/ou SMS pour une saisie ultérieure », il vous faudra indiquer l’adresse courriel du/de la client.e dans la boîte de texte courriel. Sachez que si le/la client.e a déjà donné son adresse courriel au centre, cette adresse sera déjà indiquée dans ce champ.
- Utilisez l’option Langue pour sélectionner la langue (anglais ou français) que le/la client.e emploiera pour remplir les évaluations CBEJO.
- Toutes les données recueillies seront accessibles dans les deux langues, sauf celles recueillies au moyen des boîtes de texte, lesquelles seront uniquement affichées dans la langue employée par le/la client.e pour remplir les formulaires.
- Trois options de recueil des données s’afficheront (Sachez que seules deux de ces options s’appliquent actuellement dans les CBEJO) :
- Commencer la Saisie Immédiatement : Cette option vous permettra d'utiliser votre propre appareil/ordinateur portable plutôt qu'un iPad pour remplir les formulaires.
- Envoyer un Courriel et/ou SMS pour une Saisie Ultérieure : Cette option vous permettra d’adresser les formulaires au/à la client.e pour lui donner la possibilité de les remplir à la maison/à l’extérieur du centre au moment qui lui conviendra.
- Un consentement supplémentaire sera requis pour l’emploi de cette fonction. Pour l’instant, cette option n’est pas offerte dans le cadre de l’initiative des CBEJO.
- Envoyer l'entrée de données vers un dispositif : Grâce à cette option, vous pourrez adresser les formulaires au/à la client.e pour lui permettre d’y répondre en utilisant un iPad du centre.
- Utilisez le menu déroulant de Choisir un Dispositif pour sélectionner l’iPad vers lequel vous souhaitez transférer les formulaires.
- Si un.e client.e est en train d’utiliser cet iPad, cela sera indiqué dans le menu déroulant de Choisir un Dispositif.
- Servez-vous du bouton
pour indiquer qu’un iPad est en service.
- Lorsque vous serez prêt.e à commencer à recueillir les données, cliquez sur le bouton DÉMARRER.
- Consultez la page Fréquence d’administration des Formulaires pour déterminer quels formulaires il y a lieu de faire remplir au/à la cliente lors de la visite.
- Si, pour une raison quelconque, le/la client.e n’est pas à même de remplir certains formulaires, ou si des formulaires supplémentaires doivent être remplis, la/le prestataire de services peut décocher ou cocher des formulaires dans la fenêtre contextuelle Démarrer la Saisie par le Sujet.
- Les formulaires seront transférés vers l’iPad sélectionné de façon à permettre au/à la client.e de les remplir de façon autonome.
- Pour fermer la fenêtre contextuelle Démarrer la saisie par le sujet, il suffit de cliquer sur le bouton ANNULER.
Recueil des Données en Français
Pour le transfert aux client.e.s de formulaires en français, veuillez vous référer à la 3e étape de la rubrique ci-dessus intitulée Démarrer la saisie par le sujet.
Les renseignements ci-dessous sont donnés à titre de rappel.
Dans la fenêtre contextuelle Démarrer la Saisie par le Sujet, utilisez l’option Langue pour sélectionner le français. C’est tout ce que vous avez à faire pour que le système transfère les formulaires dans cette langue.
Toutes les données recueillies seront accessibles dans les deux langues, sauf celles recueillies au moyen des boîtes de texte, lesquelles seront uniquement affichées dans la langue qui a été employée.
