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YWHO Data Collection Platform Training / Formation à l’usage de la Plateforme de Collecte des Données CBEJO


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Search / Locate / Select Clients / Recherche de Client.e.s

Instructions:

Before adding/registering a new client profile in the YWHO data collection platform, use the Search function to confirm that a profile for that client has not already been created. This will help with preventing the duplication of client data.

To add/register a new client profile to the platform:

  • Click on the ADD A NEW CLIENT button on the top-left corner of the screen:
    • Clicking on this button will take you to the Form Selection and Data Entry page, or Registration Form.
  • Input the following client information into the Form Selection and Data Entry page, noting that some information is automatically generated:
    • Centre Number: Centre number generated automatically.
    • Client ID: Client ID generated automatically.
    • Last Name: The client’s last name.
    • First Name: The client’s first name.
    • Preferred Name: The client’s preferred name. If the client’s preferred name is the same as the client’s first name, you are welcome to leave this field blank or include the first name.
    • Date of Birth: The client’s date of birth. It is important that you confirm with the client that they are providing you with an accurate date, since this information will be needed to pull the client’s profile for recurring visits.
    • Age: The client’s age will be automatically generated after you include the client’s date of birth.
    • This Client is a: For all of the youth clients that you serve, you will want to check off the “Youth” option. If your site is providing family services, you will want to check off the “Caregiver” option for family members.
    • Pre-Existing Client ID (if applicable): This field has been included to give you the option to include other database/platform IDs for this particular client.
  • Click on the VALIDATE – LOCK button to finalize the creation of the client’s profile.
  • Once the Registration Form has been validated, the Add a New Visit pop-up will open.
  • Use the VISIT DATE field to input the date of the client’s visit. The visit date will pre-populate with the current date. You can edit the date using the calendar button beside the field.
Note:
  • The Owner and Visit fields on the Add a New Visit pop-up are non-editable. These fields are automatically completed from the most recent data entered into the Start of Visit form. 

Video Instructions:

Instructions : 

Avant d'ajouter un nouveau/une nouvelle client.e sur la plateforme de collecte de données CBEJO, assurez-vous de vérifier, à l'aide de la fonction Chercher, qu'un profil n'a pas déjà été créé pour cette personne. Cela permettra d'éviter la duplication des données.

Pour ajouter un nouveau/une nouvelle client.e :

  • Cliquez sur le bouton AJOUTER UN NOUVEAU SUJET, qui se trouve dans le coin supérieur gauche de l'écran.
    • En cliquant sur ce bouton, vous accéderez à la page Sélection de Formulaire et Saisie des Données ou Formulaire d’inscription.
  • Sur la page Form Selection and Data Entry, saisissez les informations sur le/la client.e. Sachez que certaines informations sont générées automatiquement.
    • Numéro du centre : Ce numéro est automatiquement généré.
    • Numéro du sujet : Numéro matricule du/de la client.e, automatiquement généré.
    • Nom de famille : (du/de la client.e)
    • Prénom : (du/de la client.e)
    • Appellation préférée : Le nom que le/la client.e souhaite qu’on emploie pour lui adresser la parole. Si le/la client.e souhaite qu’on l’appelle par son prénom, vous pouvez laisser ce champ vide ou noter son prénom.
    • Date de naissance : (du/de la client.e). Veillez à confirmer la date exacte auprès du/de la client.e, car cette information sera nécessaire pour retrouver son profil lors des visites subséquentes.
    • Âge : L’âge du/de la client.e sera automatiquement généré après que vous aurez entré sa date de naissance.
    • Ce.tte client.e est un.e : Pour tou.te.s les jeunes client.e.s à qui vous fournissez des services, vous devrez cocher l'option « Jeune ». Si le/la client.e qui vient chercher des services dans votre centre est un membre de la famille d’une jeune personne, vous devrez cocher l'option « Aidant.e ».
    • Pièce d’identité pré-existante (le cas échéant) : Ce champ a été prévu pour vous donner la possibilité d'inclure un ou plusieurs numéros matricules associés à d'autres bases de données/plateformes.
  • Cliquez sur le bouton VALIDER-VERROUILLER pour finaliser la création du profil du/de la client.e.
  • Une fois le formulaire d’inscription validé, la fenêtre contextuelle Ajouter une nouvelle visite s’affichera.
  • Cliquez sur le champ DATE DE VISITE, et il sera automatiquement renseigné avec la date du jour. Vous avez la possibilité de modifier cette date en utilisant le bouton de calendrier à côté de ce champ.
Remarque :
  • Les champs Responsable et Visite de la fenêtre contextuelle Ajouter une Nouvelle Visite ne sont pas modifiables. Ces champs sont automatiquement remplis à partir des données les plus récentes saisies dans le formulaire de Début de Visite (code : START_VISIT).
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