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Add a New Visit for Existing Clients / Ajouter une Nouvelle Visite pour Client.e Existant.e

YWHO Data Collection Platform Training / Formation à l’usage de la Plateforme de Collecte des Données CBEJO

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Collect Client Data / Recueil des Données des Client.e.s

Instructions:

Pre-Session

After a new visit has been created for the client and before the client is asked to complete any of the forms (i.e., sociodemographic and clinical assessments), there are two forms that must be completed by service providers. Once these two forms are completed, service providers can proceed with collecting the appropriate data from clients for their visit.

  1. Service Request Form (SERVICE_REQUEST): this form is used to document the service that the client is requesting when they connect with a service provider.
  2. Start of Visit Form (START_VISIT) – Add Provider of START_VISIT: this form is used to link the client to the appropriate service provider for the current visit.

To complete the Service Request Form (SERVICE_REQUEST) form:

  • On the client’s profile, click on the SERVICE REQUEST FORM (SERVICE_REQUEST) on the left hand side of the screen under the appropriate visit.
  • To select the type of service that the client is requesting:
    • Click on the EDIT button.
    • Select the desired type of service(s).
  • Once complete, click on the VALIDATE – LOCK button.

To complete the Start of Visit Form (START_VISIT) – Add Provider of Start_Visit form:

  • On the client’s profile, click on the START OF VISIT FORM (START_VISIT) form on the left side of the screen under the appropriate visit.
  • Click on the ADD PROVIDER OF START_VISIT form.
    • Repeat this step if you need to tag more than one service provider to the client.
  • Use the OWNER drop-down menu to select the appropriate service provider based on a) client’s needs and b) available of service providers that day.
  • Once complete, click on the VALIDATE – LOCK button.
Notes:
  • Assigning an owner is a critical step because alerts will be forwarded to the tagged service provider (“Owner”). Tagging a service provider indicates that the youth/caregiver requires services from them that day.
  • You are able to tag as many service providers as needed to be designated “owners” for each visit.

Post-Session

After the session with the client is over, service providers complete the END OF VISIT FORM (END_VISIT) – ADD OCCURRENCE OF END_VISIT form.

To complete the END OF VISIT FORM (END_VISIT) – ADD OCCURRENCE OF END_VISIT form:

  • On the client’s profile, click on the END OF VISIT FORM (END_VISIT) form on the left hand side of the screen under the appropriate visit.
  • Click on the ADD OCCURRENCE OF END_VISIT form.
  • To select the type of service that the client received:
    • Click on the EDIT button.
    • Select the service(s) that the client received.
  • Once complete, click on the VALIDATE – LOCK button. 

Video Instructions:

Instructions :

Pré-visite

Après que la/le prestataire de services a créé un nouvelle visite pour le/la client.e et avant qu’elle/il ne l’invite à remplir le Questionnaire socio-démographique (Sondage démographique) et le formulaire d’évaluation clinique ou l’un de ces deux formulaires, la/le prestataire doit remplir deux formulaires. Ceci fait, elle/il pourra commencer à recueillir les données pertinentes auprès du/de la client.e, dans le cadre de la visite.

  1. Formulaire de demande de services (code : SERVICE_REQUEST) : Ce formulaire est employé pour documenter le type de service(s) demandé(s) par le/la client.e au moment de sa rencontre avec un.e prestataire de services.
  2. Formulaire de début de visite (code : START_VISIT) – Ajouter un.e prestataire de services au formulaire START_VISIT : Ce formulaire est employé pour apparier le/la client.e avec un prestataire de services lui convenant pour la visite du jour.

Pour remplir le Formulaire de demande de services (Code : SERVICE_REQUEST) :

  • Sur le profil du/de la client.e, cliquez sur le Formulaire de demande de services (code : SERVICE_REQUEST), qui se trouve sur la gauche de l’écran, sous la visite pertinente.
  • Pour sélectionner le type de service(s) que demande le/la client.e :
    • Cliquez sur le bouton Modifier.
    • Sélectionnez le type de service(s) souhaité(s).
  • Ceci fait, cliquez sur le bouton Valider-Verrouiller.

Pour remplir le Formulaire de début de visite (code : START_VISIT) – Ajouter de START_VISIT :

  • Sur le profil du/de la client.e, cliquez sur le Formulaire de début de visite (code : START_VISIT), qui se trouve sur la gauche de l’écran, sous la visite pertinente.
  • Cliquez sur Ajouter de START_VISIT.
    • Répétez cette étape si vous souhaitez nommer plus d’un.e prestataire de services pour le/la client.e.
  • À partir du menu déroulant Responsable, sélectionnez le/la prestataire de services approprié.e en fonction a) des besoins du/de la client.e et b) de la disponibilité des prestataires de services ce jour-là.
  • Ceci fait, cliquez sur le bouton Valider-Verrouiller.
Remarques :
  • La désignation d'un.e ou de plusieurs prestataires de services comme responsables est essentielle, car les alertes courriel seront adressées à la (ou aux) personne désignée comme Responsable(s). Le fait de nommer un.e prestataire de services indique que la jeune personne/l’aidant.e demande les services de cette personne ce jour-là.
  • Vous avez la possibilité de nommer comme Responsable de chaque visite autant de prestataires de services que nécessaire.

Post-Visite

Une fois la séance avec le/la client.e terminée, la/le/les prestataire(s) de services rempli.ssen.t le Formulaire de fin de visite (END_VISIT) – Ajouter le formulaire occurrence de END_VISIT.

Pour remplir le Formulaire de fin de visite (END_VISIT) – Ajouter occurrence de END_VISIT :

  • Sur le profil du/de la client.e, cliquez sur le Formulaire de fin de visite (code : END_VISIT), qui se trouve sur la gauche de l’écran, sous la visite pertinente.
  • Cliquez sur Ajouter le formulaire occurrence de END_VISIT.
  • Pour sélectionner le type de service(s) que le/la client.e a reçu(s) :
    • Cliquez sur le bouton Modifier.
    • Sélectionnez le(s) service(s) que le/la client.e a reçu(s).
  • Ceci fait, cliquez sur le bouton Valider-Verrouiller.
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