YWHO Clinical Screening Measures and Clinical Service Pathways

YWHO Clinical Screening Measures and Clinical Service Pathways

When youth visit a Youth Wellness Hubs Ontario (YWHO) hub, they are asked to complete a series of clinical screening questionnaires to provide mental health, substance use, and other information to help the hub best meet their needs. This is part of YWHO’s focus on measurement-based care (MBC).

MBC is defined as a systematic evaluation of symptoms before or during an encounter, and using the results to inform decision-making about treatment at the individual level . The benefits of MBC include:

• Optimized accuracy,
• Efficiency and consistency of evaluating youth needs, 
• Enhanced ability to track goal achievement and detect symptom changes, and 
• Facilitated care coordination, and assistance in informing treatment decisions. 

At a broader level, aggregate data as part of MBC can be used to monitor the effectiveness of specific interventions and clinical programs, target areas of professional development and quality improvement, and demonstrate value to funders.

Screening, specifically, is a process for evaluating the possible presence of a particular problem. It involves asking carefully designed questions to determine whether or not a more thorough assessment is required. It does not typically collect diagnostic information. Screeners are usually brief and easy to administer/score, and require little or no special training to do so. Screening is a best practice and an important step in early identification and intervention, and increases referral to appropriate detailed assessments, services, and levels of intervention.

A list of the Clinical Screening Questionnaires is included below for quick reference:

• Kessler Psychological Distress Scale (K10)/Kessler Psychological Distress Scale (K10W - Day 08-29)

• Kessler Psychological Distress Scale (K6)/(K6W - Past Week) / Échelle de détresse psychologique de Kessler à 6 items (K6)/(K6 – semaine précédente)

• Global Appraisal of Individual Needs: Short Screener (GAIN-SSS)
• YWHO Substance Monitoring Form (YSMF)
• Self-Rated Health (SRH) + Self-Rated Mental Health (SRMH)
• Patient Health Questionnaire (PHQ-9)
• Outcome Rating Scale (ORS)
• Columbia-Suicide Severity Rating Scale (Screen Version) (C-SSRS (Screen Version)) (Completed by service provider with youth)

• Generalized Anxiety Disorder Scale (GAD-7)/Échelle de dépistage du trouble anxieux généralisé en sept questions (échelle GAD-7)

Information regarding goals and session/service satisfaction is also gathered from youth:

• Goal-Based Outcomes (GBO)
• Session Rating Scale (SRS)
• Satisfaction with Services

Resources to help with building rapport with clients and their family members:

• Tips for building rapport with youth
• Tips for building clinical rapport with family members

It is at service providers’ discretion if they would like to complete the optional GAIN-SS or SOFAS, which are available on the YWHO Data Collection platform.

The purpose of the clinical screening questionnaire training is to provide information to service providers about each clinical screener completed by youth when they are seeking Clinical Pathway Services at a YWHO hub.

This information includes purpose of the screener, number of items, screener questions, frequency of administration, alerts, scoring, and relation of scores to intensity level of services offered.

In terms of time to complete the screener tools on the YWHO Data Collection platform, some youth are able to complete them in approximately 15 minutes, while others need a little more time and may complete them in around 30 minutes or more. It is important that YHWO staff encourage youth to complete the screeners, even if it takes longer than anticipated, as this information plays a critical role in ensuring that the youth receives the most appropriate care.

If a young person requires assistance with an item due to developmental, cognitive, language, or other issues, try to provide these supports:

• Read all items aloud exactly as printed word for word, at an appropriate pace;
• If there is some misunderstanding, repeat the item;
• Determine which word is confusing and define the word, but try not to reword the question (it may alter the meaning of the question, as well as the response); and
• Do not suggest answers.

Some general examples of Low-Medium-High Level Intensity Services at YWHO hubs that may map onto youth’s screener results and other information include (*not a comprehensive list; services may differ across sites; family support may be offered across intensity levels*):

For further information or support regarding the clinical screening questionnaires, please contact Karleigh Darnay (karleigh.darnay@ywho.ca).

Questionnaires d’évaluation clinique des carrefours bien‑être pour les jeunes de l’Ontario (CBEJO)

Lorsque des jeunes se rendent à un carrefour bien-être pour les jeunes (CBEJO), on leur demande de remplir une série de questionnaires d’évaluation clinique pour obtenir entre autres des informations sur leur santé mentale et leur consommation de substances psychoactives, renseignements qui aident le centre à répondre au mieux à leurs besoins. Ce processus traduit l’accent que les CBEJO mettent sur les soins fondés sur des mesures (SFM).

Des SFM se fondent sur une évaluation systématique des symptômes avant ou pendant une rencontre, ainsi que sur l’utilisation des résultats pour guider la prise de décisions relative au traitement du/de la jeune. Les avantages des SFM sont notamment les suivants :

• une précision maximisée des soins,

• une évaluation efficace et cohérente des besoins des jeunes,

• une meilleure capacité de faire un suivi de l’atteinte des objectifs et de mettre en évidence l’évolution des symptômes,

• une coordination des soins plus facile et un atout pour prendre des décisions en connaissance de cause quant au traitement.

Sur un plan plus général, on peut se servir dans le cadre des SFM des données agrégées pour surveiller l’efficacité d’interventions et de programmes cliniques spécifiques, cibler certains aspects du perfectionnement professionnel et de l’amélioration de la qualité, et montrer aux bailleurs de fonds la pleine valeur de ce genre de soins.

Le dépistage, notamment, permet de déterminer la présence éventuelle d’un problème particulier. Il consiste à poser des questions minutieusement élaborées pour déterminer si une évaluation plus approfondie s’impose. Il ne permet généralement pas de recueillir des renseignements diagnostiques. Les questionnaires de dépistage, qui sont généralement courts et faciles à administrer et à interpréter, ne nécessitent que peu ou pas de formation spéciale pour ce faire. Le dépistage est une bonne pratique et une étape importante pour intervenir dans les meilleurs délais auprès des jeunes et afin de disposer d’un plus grand nombre d’options pour les aiguiller vers des évaluations détaillées pertinentes ainsi que des services et des interventions appropriés.

Voici, à des fins de consultation rapide, une liste des questionnaires d’évaluation clinique :

• Échelle de détresse psychologique de Kessler à 10 items)/Échelle de détresse psychologique de Kessler à 10 items (K10 – de 8 à 29 jours après le rendez-vous précédent)

• Évaluation globale des besoins individuels : Dépistage rapide (EGBIDR)

• Formulaire de suivi de la consommation de substances des CBEJO

• Autoévaluation de la santé (AS) + Autoévaluation de la santé mentale (ASM)

• Questionnaire sur la santé du patient (QSP-9)

• Échelle d’évaluation des résultats (EER)

• Échelle d’évaluation de Columbia sur la gravité du risque suicidaire (C-SSRS) (L’intervenant.e remplit le questionnaire avec le/la jeune.)

Des renseignements sur leurs objectifs et leur satisfaction à l’égard de la séance et des services sont aussi recueillis auprès des jeunes :

• Résultats axés sur les objectifs (RAO)

• Échelle d’évaluation de la séance

• Satisfaction à l’égard des services

Ressources sur la façon d’établir des rapports avec les clients et les familles:

• Conseils pour établir des rapports avec les jeunes

• Conseils pour établir des relations cliniques avec les membres de la famille

S’ils/elles le souhaitent, les intervenant.e.s sont libres de remplir la version longue de l’EGBIDR ou l’Échelle d’évaluation globale du fonctionnement (EGF) social et professionnel, qui se trouvent sur la plateforme de collecte de données des CBEJO.

Le cours de formation sur les questionnaires d’évaluation clinique a pour but de fournir aux intervenant.e.s des informations sur chaque questionnaire de dépistage clinique que remplissent les jeunes lorsqu’ils sollicitent des services cliniques dans un centre CBEJO. Ces informations comprennent l’objectif du questionnaire, le nombre d’items, les questions posées dans le questionnaire, la fréquence de l’administration du questionnaire, les alertes, les scores et le rapport entre les scores et l’intensité des services offerts.

Pour remplir les questionnaires sur la plateforme de collecte des données des CBEJO, certains jeunes mettent une quinzaine de minutes, alors qu’il faut à d’autres plus de temps, soit une trentaine de minutes, voire plus. Il est important que le personnel des CBEJO encourage les jeunes à remplir les questionnaires, même s’ils mettent plus de temps que prévu pour le faire, car c’est grâce aux informations recueillies dans leurs réponses qu’on peut leur garantir les soins les plus adéquats.

Si un.e jeune a besoin d’aide pour répondre à une question en raison, entre autres, de problèmes de développement ou de langue, ou encore s’il présente des difficultés cognitives, essayez de l’épauler comme suit :

• lisez la question à voix haute, mot pour mot et à un rythme approprié ;

• en cas de malentendu, relisez la question ;

• déterminez quel mot le/la jeune ne comprend pas clairement et expliquez-le-lui, mais ne reformulez pas la question (car vous pourriez alors modifier le sens de la question) ;

• Ne suggérez pas de réponses.

Voici quelques exemples généraux de services de faible et de moyenne intensité ou d’intensité élevée offerts aux CBEJO qui peuvent convenir, selon les résultats des questionnaires remplis par les jeunes et d’autres informations (*la liste n’est pas exhaustive ; les services peuvent varier d’un centre à l’autre*) :

Pour toute information ou aide complémentaire concernant les questionnaires d’évaluation clinique, veuillez contacter Karleigh Darnay (karleigh.darnay@ywho.ca).